Kể từ ngày 01/7/2026, thủ tục đăng ký lao động chính thức được áp dụng đối với nhóm người lao động thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, theo quy định tại Nghị định số 318/2025/NĐ-CP và Quyết định số 645/QĐ-BNV. Đây là mốc thời gian quan trọng, đánh dấu bước chuyển mới trong công tác quản lý thị trường lao động, khi việc đăng ký lao động được thực hiện đồng thời, tích hợp ngay trong hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội do người sử dụng lao động thực hiện.
1. Đăng ký lao động là gì?
Pháp luật hiện hành không quy định một khái niệm riêng về “đăng ký lao động” . Tuy nhiên, trên cơ sở Luật việc làm 2025 và Nghị định 318/2025/NĐ-CP, có thể hiểu đây là việc kê khai, thu thập cập nhật và quản lý các thông tin về người lao động trong cơ sở dữ liệu về người lao động, phục vụ quản lý nhà nước về lao động và thị trường lao động.
2. Thông tin đăng ký lao động?
- Căn cứ theo Điều 4 Nghị định 318/2025/NĐ-CP, thông tin đăng ký lao động bao gồm:
“1. Thông tin cơ bản của người lao động, gồm: Họ, chữ đệm và tên khai sinh; số định danh cá nhân; ngày, tháng, năm sinh; giới tính; dân tộc; nơi ở hiện tại (nơi thường trú hoặc nơi tạm trú).
2. Nhóm thông tin về giáo dục phổ thông, giáo dục nghề nghiệp, giáo dục đại học, chứng chỉ kỹ năng nghề và các chứng chỉ khác, gồm:
a) Thông tin về trình độ giáo dục phổ thông cao nhất đạt được;
b) Thông tin về cấp trình độ, lĩnh vực đào tạo đạt được của giáo dục nghề nghiệp; giáo dục đại học;
c) Thông tin về chứng chỉ kỹ năng nghề quốc gia đã đạt được;
d) Các chứng chỉ khác.
3. Nhóm thông tin về tình trạng việc làm và nhu cầu về việc làm, gồm:
a) Thông tin về việc làm đang làm, gồm: chức vụ, chức danh nghề, nghề nghiệp, loại hợp đồng, địa điểm làm việc;
b) Thông tin về người sử dụng lao động, gồm: tên người sử dụng lao động; mã số; loại hình; địa chỉ trụ sở chính; ngành kinh tế;
c) Thông tin về tình trạng thất nghiệp, gồm: thời gian thất nghiệp; lý do thất nghiệp;
d) Thông tin về nhu cầu việc làm là những thông tin về việc làm mong muốn có được, gồm: nghề nghiệp, loại hợp đồng, mức lương và chế độ phúc lợi, nơi làm việc.
4. Nhóm thông tin về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, gồm:
a) Thông tin về tình trạng tham gia đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, gồm: mã số bảo hiểm xã hội, loại hình, loại bảo hiểm xã hội.
b) Thông tin về tình trạng hưởng chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, gồm: chế độ, thời gian hưởng chế độ.
5. Nhóm thông tin về đặc điểm, đặc thù, gồm:
a) Thông tin về người khuyết tật;
b) Thông tin về người thuộc hộ nghèo, hộ cận nghèo, hộ có đất thu hồi;
c) Thông tin về thân nhân của người có công với cách mạng;
d) Thông tin về người hoàn thành nghĩa vụ quân sự, nghĩa vụ tham gia công an nhân dân.”
Lưu ý: Điều 4 Nghị định 318/2025/NĐ-CP quy định tổng thể các nhóm thông tin đăng ký lao động. Tuy nhiên, đối với người lao động thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc, hồ sơ đăng ký lao động là Tờ khai đăng ký tham gia BHXH, trong đó bổ sung thông tin về việc làm đang làm và thông tin về người sử dụng lao động theo điểm a, b khoản 3 Điều 4 Nghị định này.
3. Đối tượng thực hiện đăng ký lao động
Người lao động thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc theo khoản 1 Điều 2 Luật BHXH 2024, trừ cán bộ, công chức, viên chức và lực lượng vũ trang nhân dân theo khoản 4 Điều 3 Nghị định 318/2025/NĐ-CP: thực hiện từ ngày 01/7/2026.
- Người lao động thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc áp dụng từ 01/7/2026.
- Người lao động đang có việc làm và không thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc áp dụng từ 01/01/2027.
- Người thất nghiệp là người đang không có việc làm, đang tìm kiếm việc làm và sẵn sàng làm việc áp dụng từ 01/01/2027.
- Cán bộ, công chức, viên chức, lực lượng vũ trang nhân dân không thực hiện việc đăng ký, điều chỉnh thông tin đăng ký lao động theo quy định tại Nghị định 318/2025/NĐ-CP.
4. Trình tự, thủ tục thực hiện đăng ký lao động đối với đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc
4.1. Trình tự thực hiện
- Bước 1. Người lao động cung cấp cho người sử dụng lao động những thông tin có liên quan tại Tờ khai đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội quy định tại khoản 1 Điều 5 Nghị định số 318/2025/NĐ-CP và chịu trách nhiệm về tính chính xác thông tin.
- Bước 2. Người sử dụng lao động đăng ký thông tin đăng ký lao động cho người lao động khi nộp hồ sơ đăng ký, điều chỉnh thông tin tham gia bảo hiểm xã hội theo quy định tại Luật Bảo hiểm xã hội và các văn bản hướng dẫn.
- Bước 3. Thông tin đăng ký lao động của người lao động sau khi được cơ quan bảo hiểm xã hội tiếp nhận, xử lý được đồng bộ, chia sẻ với cơ sở dữ liệu về người lao động.
4.2. Thành phần, số lượng hồ sơ
- Thành phần hồ sơ: Tờ khai đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội, trong đó bổ sung các thông tin sau:
- Thông tin về việc làm đang làm, gồm: chức vụ, chức danh nghề, nghề nghiệp, loại hợp đồng, địa điểm làm việc;
- Thông tin về người sử dụng lao động, gồm: tên người sử dụng lao động; mã số; loại hình; địa chỉ trụ sở chính; ngành kinh tế;
- Số lượng hồ sơ: 01 bộ hồ sơ.
4.3. Thời gian giải quyết:
05 ngày làm việc.
4.4. Cơ quan giải quyết thủ tục hành chính:
Bảo hiểm xã hội Việt Nam.
4.5. Phí, lệ phí:
Không thu phí.
4.6. Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính:
- Người lao động thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội thì thực hiện đăng ký lao động thời với việc đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội.
- Thời gian thực hiện: Từ ngày 01/7/2026.
5. Các trường hợp phải điều chỉnh thông tin đăng ký lao động
Điều chỉnh thông tin đăng ký lao động là trường hợp thay đổi một hoặc nhiều nội dung sau:
- Thông tin về chức vụ, chức danh nghề, nghề nghiệp, loại hợp đồng, địa điểm làm việc;
- Thông tin về người sử dụng lao động gồm: tên người sử dụng lao động; mã số; loại hình; địa chỉ trụ sở chính; ngành kinh tế;
- Thông tin về thay đổi tình trạng từ người có việc làm sang người thất nghiệp;
- Thay đổi từ đang có việc làm hoặc thất nghiệp sang không tham gia hoạt động kinh tế (không có khả năng hoặc không có nhu cầu làm việc).
Riêng đối với người lao động thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc, thủ tục điều chỉnh thông tin đăng ký lao động thông qua hồ sơ BHXH áp dụng từ ngày 01/7/2026 khi có thay đổi về chức vụ, chức danh nghề, nghề nghiệp, loại hợp đồng hoặc địa điểm làm việc.
6. Trình tự thủ tục thực hiện điều chỉnh thông tin đăng ký lao động đối với đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc
6.1. Trình tự thực hiện
- Bước 1. Người lao động cung cấp cho người sử dụng lao động những thông tin có liên quan tại Tờ khai đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội quy định tại khoản 1 Điều 5 Nghị định số 318/2025/NĐ-CP và chịu trách nhiệm về tính chính xác thông tin.
- Bước 2. Người sử dụng lao động điều chỉnh thông tin đăng ký lao động cho người lao động khi nộp hồ sơ điều chỉnh thông tin tham gia bảo hiểm xã hội theo quy định tại Luật Bảo hiểm xã hội và các văn bản hướng dẫn.
- Bước 3. Thông tin điều chỉnh thông tin đăng ký lao động của người lao động sau khi được cơ quan bảo hiểm xã hội tiếp nhận, xử lý được đồng bộ, chia sẻ với cơ sở dữ liệu về người lao động.
6.2. Thành phần, số lượng hồ sơ
- Thành phần hồ sơ: Tờ khai đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội, trong đó bổ sung các thông tin sau:
- Thông tin về việc làm đang làm, gồm: chức vụ, chức danh nghề, nghề nghiệp, loại hợp đồng, địa điểm làm việc;
- Thông tin về người sử dụng lao động, gồm: tên người sử dụng lao động; mã số; loại hình; địa chỉ trụ sở chính; ngành kinh tế;
- Số lượng hồ sơ: 01 bộ hồ sơ.
6.3. Thời gian giải quyết:
05 ngày làm việc.
6.4. Cơ quan giải quyết thủ tục hành chính:
Bảo hiểm xã hội Việt Nam.
6.5. Phí, lệ phí:
Không thu phí
6.6. Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính
- Người lao động thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc khi thay đổi thông tin đăng ký lao động theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 7 Nghị định số 318/2025/NĐ-CP bao gồm: chức vụ, chức danh nghề, nghề nghiệp, loại hợp đồng, địa điểm làm việc.
- Thời gian thực hiện: Từ ngày 01/7/2026.
7. Chú ý Một số vấn đề cần lưu ý
7.1. Xác định đúng chủ thể thực hiện và trách nhiệm pháp lý
- Người lao động cung cấp/kê khai thông tin và chịu trách nhiệm về tính chính xác; người sử dụng lao động thực hiện việc đăng ký thông tin khi nộp hồ sơ BHXH.
- Người sử dụng lao động có trách nhiệm thu thập, kê khai và cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời thông tin về người lao động khi tuyển dụng, thay đổi hoặc chấm dứt quan hệ lao động; đồng thời bảo đảm tính trung thực, chính xác của thông tin cung cấp
7.2. Hình thức nộp hồ sơ
Nhóm tham gia BHXH bắt buộc: đăng ký lao động tích hợp trong hồ sơ tham gia BHXH, không phát sinh một bộ hồ sơ đăng ký lao động tách biệt với hồ sơ đăng ký tham gia BHXH.
CÔNG TY LUẬT TNHH DNP VIỆT NAM – DNP VIET NAM LAW FIRM
🏢 Lầu 5, Số 52 Đường Nguyễn Thị Nhung, Khu Đô Thị Vạn Phúc, Phường Hiệp Bình, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.
📞 Hotline: 0987.290.273 (Thạc sĩ Luật sư Đinh Văn Tuấn).
📩 Email: info@dnp-law.com.
Website: https://www.dnp-law.com/vi/
