Cơ chế liên thông thủ tục hành chính theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP là giải pháp pháp lý cốt lõi nhằm tối ưu hoá quy trình quản lý lao động nước ngoài tại Việt Nam. Thay thế cho quy trình nộp hồ sơ độc lập, tuần tự theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP, cơ chế mới thiết lập quy trình tích hợp, xử lý dữ liệu số giữa các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền qua Cổng Dịch vụ công quốc gia; qua đó rút ngắn thời gian thẩm định và tăng tính thống nhất của cơ sở dữ liệu hành chính. Bài viết dưới đây của DNP Law Firm sẽ phân tích cấu trúc vận hành trực tuyến của cơ chế này và đưa ra các lưu ý pháp lý quan trọng cho doanh nghiệp.
1. Khái niệm “cơ chế một cửa liên thông” và các thuật ngữ liên quan:
- Cơ chế một cửa liên thông: (Khoản 2 Điều 3 Nghị định 118/2025/NĐ-CP)
Là phương thức phối hợp giữa các cơ quan có thẩm quyền trong tiếp nhận hồ sơ, giải quyết và trả kết quả giải quyết một thủ tục hành chính hoặc một nhóm thủ tục hành chính có liên quan với nhau, theo dõi, giám sát, đánh giá việc giải quyết thủ tục hành chính cho tổ chức, cá nhân thông qua Bộ phận Một cửa theo quy định pháp luật.
- Giấy phép lao động:
Theo tinh thần của Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 219/2025/NĐ-CP:
“Giấy phép lao động (GPLĐ)” là loại giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền cấp, xác nhận người lao động (NLĐ) đáp ứng đầy đủ điều kiện (năng lực hành vi, sức khoẻ, trình độ,…) để làm việc hợp pháp tại một vị trí, chức danh cụ thể có thời hạn trên lãnh thổ Việt Nam.
- Phiếu Lý lịch tư pháp:
Căn cứ khoản 4, Điều 2, Luật Lý lịch tư pháp số 28/2009/QH12 được sửa đổi bổ sung bởi Luật số 107/2025/QH15:
“Phiếu lý lịch tư pháp (PLLTP)” là phiếu do cơ quan có thẩm quyền cấp Phiếu lý lịch tư pháp cấp có giá trị chứng minh cá nhân có hay không có án tích, bị cấm hay không bị cấm đảm nhiệm chức vụ, thành lập, quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã trong trường hợp doanh nghiệp, hợp tác xã bị Toà án tuyên bố phá sản.
2. Điều kiện về thời điểm nộp hồ sơ:
NSDLĐ bắt buộc phải nộp hồ sơ trong khoảng thời gian từ 60 ngày đến ít nhất 10 ngày trước ngày NLĐ nước ngoài dự kiến làm việc (Khoản 1 Điều 22 Nghị định 219/2025/NĐ-CP).
3. Thành phần hồ sơ:
| STT | Thành phần hồ sơ | Căn cứ pháp lý | Lưu ý |
| 1 | Tờ khai đề nghị cấp GPLĐ tích hợp | Khoản 1 Điều 18 Nghị định 219/2025/NĐ-CP | Sử dụng Mẫu số 03 gộp chung hai nội dung: Báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị cấp GPLĐ. |
| 2 | Tờ khai yêu cầu cấp PLLTP | Khoản 3 Điều 6 Nghị định 219/2025/NĐ-CP | Kê khai trực tuyến theo mẫu trên hệ thống. |
| 3 | Văn bản uỷ quyền yêu cầu cấp PLLTP | Khoản 4 Điều 45 Luật Lý lịch tư pháp 2009 | Văn bản của NLĐ nước ngoài uỷ quyền cho NSDLĐ thực hiện thủ tục (được công chứng, chứng thực hợp pháp). |
| 4 | Hộ chiếu và 02 ảnh màu | Khoản 3 và khoản 5 Điều 18 Nghị định 219/2025/NĐ-CP | Hộ chiếu còn thời hạn (bản chính hoặc bản scan) kèm theo ảnh màu theo quy định. |
| 5 | Giấy khám sức khỏe | Khoản 2 Điều 18 Nghị định 219/2025/NĐ-CP | Do cơ sở y tế đủ điều kiện cấp (không quá 12 tháng) hoặc được kết nối chia sẻ trên CSDL quốc gia về y tế. |
| 6 | Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc | Khoản 6 Điều 18 Nghị định 219/2025/NĐ-CP | Scan một trong các giấy tờ: Hợp đồng lao động, văn bản cử đi làm việc của đối tác nước ngoài, quyết định bổ nhiệm… |
| 7 | Giấy tờ chứng minh năng lực | Khoản 7 Điều 18 và Điều 19 Nghị định 219/2025/NĐ-CP | Scan bằng cấp (đại học trở lên hoặc tương đương), chứng chỉ đào tạo kèm văn bản xác nhận số năm kinh nghiệm phù hợp của NSDLĐ nước ngoài. |
4. Trình tự thực hiện và trả kết quả của cơ chế liên thông thủ tục hành chính:
Khoản 3 Điều 6 Nghị định 219/2025/NĐ-CP
- Bước 1: NSDLĐ nộp hồ sơ
NSDLĐ nộp đồng thời hồ sơ đề nghị cấp GPLĐ và hồ sơ đề nghị cấp PLLTP theo uỷ quyền của NLĐ nước ngoài trên Cổng Dịch vụ công quốc gia.
- Bước 2: Xử lý PLLTP
Hệ thống chuyển hồ sơ đến cơ quan Công an có thẩm quyền để kiểm tra, yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, từ chối nếu hồ sơ không hợp lệ hoặc cấp PLLTP nếu hồ sơ hợp lệ. Kết quả PLLTP điện tử được chuyển trực tiếp đến cơ quan có thẩm quyền cấp GPLĐ.
- Bước 3: Xử lý và trả kết quả GPLĐ
Cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận PLLTP điện tử, thẩm định hồ sơ và cấp GPLĐ nếu đủ điều kiện. Trường hợp không cấp, cơ quan có thẩm quyền phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do. Kết quả được trả điện tử cho NSDLĐ theo quy định.
5. Thời hạn giải quyết:
Được xác định bằng tổng thời hạn giải quyết cấp PLLTP cộng với thời hạn giải quyết cấp GPLĐ:
- PLLTP: được cấp trong 05 ngày làm việc (kéo dài tối đa 15 ngày nếu cần xác minh) (Khoản 2 Điều 48 Luật Lý lịch tư pháp 2009).
- GPLĐ: được cấp trong 10 ngày làm việc (hoặc ra văn bản từ chối trong 03 ngày) (Khoản 3 Điều 22 Nghị định 219/2025/NĐ-CP).
6. Lưu ý cho doanh nghiệp:
- NSDLĐ cần chủ động tính tổng thời gian xử lý PLLTP và GPLĐ, tránh nộp hồ sơ quá sát ngày NLĐ dự kiến làm.
- Cần dự phòng trường hợp PLLTP phải xác minh và kéo dài thời gian xử lý.
- Giấy tờ do nước ngoài cấp phải được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch và chứng thực theo quy định, trừ trường hợp được miễn.
- Thông tin về hộ chiếu, chức danh và vị trí công việc phải thống nhất trong toàn bộ hồ sơ.
- Cần xác định đúng vị trí làm việc của NLĐ nước ngoài để chuẩn bị tài liệu chứng minh phù hợp.
- Hồ sơ nên được rà soát đầy đủ trước khi nộp để hạn chế việc bổ sung, chỉnh sửa làm ảnh hưởng tiến độ.
CÔNG TY LUẬT TNHH DNP VIỆT NAM – DNP VIETNAM LAW FIRM
🏢Lầu 5, Số 52 Đường Nguyễn Thị Nhung, Khu Đô Thị Vạn Phúc, Phường Hiệp Bình, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.
📞Hotline: 0987.290.273 (Thạc sĩ Luật sư Đinh Văn Tuấn).
📩 Email: info@dnp-law.com.
Website: https://www.dnp-law.com/vi/
