Doanh nghiệp phải xóa dữ liệu lao động khi nào? Tìm hiểu quy định mới của Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 về xóa dữ liệu khi nghỉ việc, không tuyển dụng và các trường hợp được phép lưu trữ.
1. Dữ liệu cá nhân là gì?
Theo quy định tại Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 và Nghị định 356/2025/NĐ-CP, dữ liệu cá nhân là dữ liệu số hoặc thông tin dưới dạng khác xác định hoặc giúp xác định một con người cụ thể, bao gồm: dữ liệu cá nhân cơ bản và dữ liệu cá nhân nhạy cảm. Trong đó:
Dữ liệu cá nhân cơ bản là dữ liệu cá nhân phản ánh các yếu tố nhân thân, lai lịch phổ biến, thường xuyên sử dụng trong các giao dịch, quan hệ xã hội. Dữ liệu cá nhân cơ bản bao gồm: 1. Họ, chữ đệm và tên khai sinh, tên gọi khác (nếu có); 2. Ngày, tháng, năm sinh; ngày, tháng, năm chết hoặc mất tích; 3. Giới tính; 4. Nơi sinh, nơi đăng ký khai sinh, nơi đăng ký thường trú, nơi đăng ký tạm trú, nơi ở hiện tại, quê quán, địa chỉ liên hệ; 5. Quốc tịch; 6. Hình ảnh của cá nhân; 7. Số điện thoại, số định danh cá nhân, số hộ chiếu, số giấy phép lái xe, số biển số xe; 8. Tình trạng hôn nhân; 9. Thông tin về mối quan hệ gia đình (cha mẹ, con, vợ, chồng); 10. Thông tin về tài khoản số của cá nhân; 11. Các thông tin khác gắn liền với một con người cụ thể hoặc giúp xác định một con người cụ thể không thuộc danh mục dữ liệu cá nhân nhạy cảm.
Dữ liệu cá nhân nhạy cảm là dữ liệu cá nhân gắn liền với quyền riêng tư của cá nhân, khi bị xâm phạm sẽ gây ảnh hưởng trực tiếp đến quyền, lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Dữ liệu cá nhân nhạy cảm bao gồm: Dữ liệu tiết lộ nguồn gốc chủng tộc, nguồn gốc dân tộc; Quan điểm về chính trị, tôn giáo, tín ngưỡng; Thông tin về đời sống riêng tư, bí mật cá nhân, bí mật gia đình; Tình trạng sức khỏe; Dữ liệu sinh trắc học, đặc điểm di truyền; Dữ liệu tiết lộ đời sống tình dục, xu hướng tình dục của cá nhân; Dữ liệu về tội phạm, vi phạm pháp luật được thu thập, lưu trữ bởi các cơ quan thực thi pháp luật; Vị trí của cá nhân được xác định qua dịch vụ định vị; Thông tin tên đăng nhập và mật khẩu truy cập tài khoản định danh điện tử của cá nhân; hình ảnh thẻ căn cước, thẻ căn cước công dân, chứng minh nhân dân; Tên đăng nhập, mật khẩu truy cập của tài khoản ngân hàng; thông tin thẻ ngân hàng, dữ liệu về lịch sử giao dịch của tài khoản ngân hàng; thông tin tài chính, tín dụng và các thông tin về hoạt động, lịch sử giao dịch tài chính, chứng khoán, bảo hiểm của khách hàng tại các tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài, tổ chức cung ứng dịch vụ trung gian thanh toán, chứng khoán, bảo hiểm, các tổ chức được phép khác; Dữ liệu theo dõi hành vi, hoạt động sử dụng dịch vụ viễn thông, mạng xã hội, dịch vụ truyền thông trực tuyến và các dịch vụ khác trên không gian mạng; Dữ liệu cá nhân khác được pháp luật quy định cần giữ bí mật hoặc cần có biện pháp bảo mật chặt chẽ.
2. Khi nhân viên nghỉ việc, doanh nghiệp có buộc phải xóa toàn bộ những dữ liệu đó không?
Từ ngày 1/1/2026, khi nhân viên nghỉ việc, doanh nghiệp bắt buộc phải xóa hoặc hủy dữ liệu cá nhân của họ trừ những trường hợp pháp luật hoặc thỏa thuận cho phép tiếp tục lưu giữ.
Bảo vệ dữ liệu cá nhân trong tuyển dụng, quản lý, sử dụng người lao động được quy định tại khoản 2 Điều 25 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025, cụ thể như sau:
Bảo vệ dữ liệu cá nhân trong tuyển dụng, quản lý, sử dụng người lao động
…
2. Trách nhiệm bảo vệ dữ liệu cá nhân của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong quản lý, sử dụng người lao động được quy định như sau:
a) Tuân thủ quy định của Luật này, pháp luật về lao động, việc làm, pháp luật về dữ liệu và quy định khác của pháp luật có liên quan;
b) Dữ liệu cá nhân của người lao động phải lưu trữ trong thời hạn theo quy định của pháp luật hoặc theo thỏa thuận;
c) Phải xóa, hủy dữ liệu cá nhân của người lao động khi chấm dứt hợp đồng, trừ trường hợp theo thỏa thuận hoặc pháp luật có quy định khác.
Theo đó, doanh nghiệp phải xóa, hủy dữ liệu cá nhân của người lao động khi chấm dứt hợp đồng, trừ trường hợp theo thỏa thuận hoặc pháp luật có quy định khác. Các trường hợp pháp luật quy định khác:
– Pháp luật về Thuế – Kế toán: khoản 5 Điều 41 Luật kế toán 2015 có quy định về thời hạn lưu trữ đối với tài liệu kế toán như sau: Các chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm thì thời gian lưu trữ ít nhất 10 năm. Đối với các loại chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính thời hạn lưu trữ ít nhất 05 năm.
– Pháp luật về lao động: Thời hiệu giải quyết tranh chấp lao động là 06 tháng, 09 tháng hoặc 01 năm tuỳ trường hợp cụ thể. Khi phát sinh tranh chấp, doanh nghiệp sẽ phải có nghĩa vụ cung cấp tài liệu, chứng cứ chứng minh trong việc giải quyết tranh chấp với NLĐ. Do đó, các hồ sơ liên quan đến NLĐ cần được lưu trữ ít nhất 01 năm sau khi chấm dứt HĐLĐ. Ngoài ra, Hồ sơ liên quan đến việc đóng và hưởng các chế độ BHXH, BHYT, BHTN cần được lưu trữ để phục vụ cho việc giải quyết các quyền lợi sau này của NLĐ.
3. Khi không tuyển dụng lao động, doanh nghiệp có buộc phải xóa toàn bộ những dữ liệu đó không?
Trách nhiệm bảo vệ dữ liệu cá nhân của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong tuyển dụng lao động được quy định tại khoản 1 Điều 25 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025, cụ thể như sau:
a) Chỉ được yêu cầu cung cấp các thông tin phục vụ cho mục đích tuyển dụng của cơ quan, tổ chức, cá nhân tuyển dụng phù hợp với quy định của pháp luật; thông tin được cung cấp chỉ được sử dụng vào mục đích tuyển dụng và mục đích khác theo thỏa thuận phù hợp với quy định của pháp luật;
b) Thông tin cung cấp phải được xử lý theo quy định của pháp luật và phải được sự đồng ý của người dự tuyển;
c) Phải xóa, hủy thông tin đã cung cấp của người dự tuyển trong trường hợp không tuyển dụng, trừ trường hợp có thỏa thuận khác với người đã dự tuyển.
Theo đó, doanh nghiệp phải xóa, hủy dữ liệu cá nhân của người lao động khi không tuyển dụng, trừ trường hợp theo thỏa thuận.
CÔNG TY LUẬT TNHH DNP VIỆT NAM – DNP VIET NAM LAW FIRM
🏢Lầu 5, Số 52 Đường Nguyễn Thị Nhung, Khu Đô Thị Vạn Phúc, Phường Hiệp Bình, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.
📞Hotline: 0987.290.273 (Thạc sĩ Luật sư Đinh Văn Tuấn).
📩 Email: info@dnp-law.com.
Website: https://www.dnp-law.com/vi/
